Néhány hete Szombathelyen egy kellemes hangulatú workshop keretében vállalati vezetőkkel beszélgettünk, ahol a téma többek között a pénzátutalási lehetőségek elemzése volt. Az egyik résztvevő egyszer csak feltette a címben szereplő kérdést. Zavarba jöttem, mert eddig csak olyan vállalatok utalási folyamataival (tervezés, folyamatszervezés, mapping, tesztkörnyezet, tesztesetek összeállítása) foglalkoztam, akik már túl voltak ezen a kérdésen. Náluk már rendelkezésre állt a SWIFT kapcsolat, és mielőbb használni is kívánták. De hogy miért jutottak erre a döntésre, az ebben a fázisban már nem volt releváns kérdés. Mivel kissé körülményes lenne utólag egyenként megkeresni ezeket az ügyfeleket (lehet, hogy a döntést előkészítők vagy döntéshozók már nincsenek is elérhető közelben), javaslom, próbáljuk meg egy frissen alakult cég életciklusai mentén közösen végiggondolni a cégen belüli pénzkezelési folyamatok változását. Reméljük, hogy előbb-utóbb eljutunk a válaszhoz!
Van egy frissen alakult kis cég, nagyképűen nevezzük mikrovállalkozásnak, ahol a cég tevékenységétől függetlenül nyilván pénzügyi műveletek is előfordulnak. A tranzakciók egyrészt a havonta egy-két kibocsátott számla beérkező összegeiben testesülnek meg (credit pénzmozgások), másrészt pedig kifizetések, utalások történnek. Utóbbiakból több van: adók (jó néhány fajta, ráadásul nem is egy helyre mennek: NAV, önkormányzat, iparkamara), bérfizetés, bérleti díjak, szolgáltatások díja, ide értve a könyvelés árát is, esetenként a jogi tevékenység díja és egyebek. Ezek összességben a debit pénzmozgások. A credit jön, azzal nincs sok baj (ha jön!), de azért az is jó, ha időben értesülünk róla. A debit tételeket pedig mi indítjuk, de nézzük meg, hogyan is? A papíralapú utalás mára lényegében kiment a divatból. Bár mivel maga a lehetőség megvan, ne vessük el egyből: nevezzük ki ezt a módot back-up megoldásnak a mikrovállalkozás formálisan nem is megfogalmazott BCM folyamatában. A papír helyett tehát inkább számítógépet (azaz egy interaktív kapcsolatra alkalmas eszközt) használunk. Rendelkezünk egy netbank bejelentkezési lehetőséggel ahhoz a kereskedelmi bankhoz, ahol számlát nyitottunk, és amelyik számunkra pénzforgalmi számlát vezet. Ehhez van egy felhasználói felület, ahol az ügyfél-bank interaktív kapcsolat megvalósul. A bank számára ez a is cég a sok közül az egyik – esetünkben valószínűleg még nem VIP - ügyfél. A mikrovállalkozás pénzügyi előadója (aki leginkább maga a cégtulajdonos) az aktuális kifizetéseket havonta kétszer-háromszor utalja, valamint az éppen várt pénz esedékességének a napján megnézi az egyenleget. (Meg másnap is, meg harmadnap is, egészen addig, amíg a pénz meg is érkezik.)
A tételek ismételt rögzítése, elküldése fáradságos és időigényes, úgyhogy a cégtulajdonos egyszerűsíti a munkát. Egyrészt úgy, hogy a havonta azonos (érték)napon, azonos összegben fizetendő tételek automatikus utalásával megbízza a bankot, másrészt engedélyt ad egy-egy ügyfelének (általában valamilyen szolgáltatónak), hogy a havonta, negyedévente ismétlődő beszedéseket az éppen aktuális összegben leemeljea számlájáról. Itt azért elővigyázatos, és megadja a leemelhető összeg maximumát, azaz limitet határoz meg. Az ismétlődő, de a fentiektől eltérő módon nem lebonyolítható utalások kényelmesebbé tételéhez sablonokat készít. A biztonság érdekében pedig a bankjától sms szolgáltatást rendel, hogy real-time ellenőrizni tudja a kimenő tételeket, és rögtön lássa a befolyt összegeket.
A cég növekszik, és egy idő után a saját pénzmozgásait már nem egy táblázatban követi, hanem ehhez könyvelési rendszert használ. Az utalások lebonyolítása azzal tehető hatékonyabbá, ha a saját rendszere által szolgáltatott adatokat (tranzakciókat) nem kézzel (manuális módon) rögzíti a netbankos felületen, hanem a számlavezető bankjával egyeztetett formában nyeri ki a saját könyvelési rendszeréből, és azt adatformában exportálja a banknak. Egyszerűbben úgy mondjuk, hogy „beküldi a file-t”. A műveletnek sok feltétele van, közülük a legfontosabbak: a tranzakciók kinyerhetőek legyenek a könyvelési rendszerből, a file-ok formátuma feleljen meg, vagy legyen konvertálható olyan formátumba, amilyet a banki rendszer megkövetel, tegye lehetővé a használt netbank a file-ok továbbítását, és végül a cég (mint ügyfél) rendelkezzen a file-küldési jogosultsággal. A file-export azért hatékony, mert több/sok tranzakció egyetlen mozdulattal kezelhető kötegelt formában, tehát a ráfordítási idő már nem lineárisan változik a tranzakciószámmal.
Újabb változást jelent a cég pénzügyi életében, amikor a bankjában a meglévő HUF számlája mellé devizaszámlákat is kell nyitnia pl. CZK és EUR devizanemekben, mert egy fontos nyersanyagot Csehországból vásárol rendszeresen, a termékeit pedig már nem csak a saját országában, hanem Európa több helyén is el tudja adni. Túl a mennyiségi változáson (több alkalmazott dolgozik, fióktelephelyek üzemelnek), a devizamozgások minőségi változást is okoznak. Ugyanis időnként szükség lehet a saját számlák közötti átvezetésre, ami a különböző devizanemek esetében már devizakonverzióval jár. Újabb banki termékek jelennek meg, mint például árfolyamadatok szolgáltatása, saját számlák közötti konverziós átvezetések, eltérő devizanemben történő utalások, eltérő devizanemben történő jóváírások, és más hasonlók.
A megnövekedett számlamozgás a cég pénzügyi működésében is gondot okoz abban az értelemben, hogy nem lehet már papíron összenézni (kipontozni), hogy a kibocsátott számlákra (időben) bejött-e az összeg, illetve hogy a küldött utalások valóban úgy teljesültek-e, ahogy az tervezve volt: értéknap, árfolyam, költségelszámolás. Emiatt már nem csak a kimenő utalások mennek file-ban a bank felé, hanem a cég is azt igényli a banktól, hogy a vezetett számlák kivonatai elektronikusan érkezzenek meg hozzá. A kivonat-file fogadásának, azaz az import funkciónak körülbelül ugyanolyan a feltételei vannak, mint amilyeneket az export esetében felsoroltunk. A számlák rekonsziliálása ettől kezdve már nagyrészt automatikus művelet lehet a cég pénzügyi rendszerében.
A cég a gyorsabb növekedés érdekében hitelt vesz föl, de az adott piaci körülmények között a legjobb kondíciókat nem a számlavezető bankja, hanem egy másik bank kínálja. Így ott veszi föl a hitelt, ami által most már két banknál van (vannak) számlája (számlái). A másik bank (természetesen) más netbanki rendszert ajánl, amit persze el kell fogadni, mert igazából csak ez az egyetlen netbanki rendszere van a banknak. A cég kénytelen újabb netbanki kliens rendszert telepíteni, megtanulni, beüzemelni, és a folyamataiba beilleszteni. Kezdetben, amíg a hitelező banknál kevés a számlamozgás, nincs gond, manuálisan is elvégezhető a feladat. De amint kiderül, hogy a második banknál bizonyos megbízástípusok kezelése gazdaságosabb (magyarul: olcsóbb), az ottani számlamozgás is megnövekszik, és mindazt az automatizmust, ami az első bankkal kapcsolatban már működik, ebben a relációban is meg kell valósítania.
A cég sikeresnek látszik a világpiacon, és a hatékony működése céljából más országokban is létre kell hoznia leánycégeket. Új ország, új (leány)cég, és - újabb bank; a vizsgálódásunk szempontjából ez utóbbi a fontos tényező. Nyilván ott nyoma sincs a hazai bankokban megismert, használt, megszokott kommunikációs módoknak és interface-eknek. Ráadásul az anyacégnek és a leánycégeknek nem csak a saját országában lévő bankkal, bankokkal kell kapcsolatban lenniük, hanem a cégcsoport többi bankjával is. Ennek tipikus példája, amikor napi rendszerességgel a banki napzárás előtt (COT- Cut of Time) a leánycégek a szabad pénzüket átutalják a központi céges számlára (vagy a bank hajtja vége automatikusan az utalást számlasöprés formájában) azzal a céllal, hogy a nagyobb összeget nagyobb profittal lehessen rövidebb-hosszabb időre kihelyezni, lekötni.
És lassan el is jutottunk a címbéli kérdéshez…
A cég, amely immár multinacionális cég, olyan kapcsolódási módot keres a cégcsoport bankjaihoz,
- amely mód országtól függetlenül ugyanazon szabvány szerint működik,
- mindenütt ugyanolyan az informatikai kapcsolati forma,
- a cég egységeinél ugyanaz az informatikai alrendszer szükséges a használathoz.
Valamint és mindenekfölött biztonságos. Az sem baj, ha folyamatosan elérhető, gondoljunk csak az időeltolódásból származó gondokra.
Nagyon fontos, hogy minél több (lehetőleg az összes) bank támogassa a közös kapcsolódási módot, valamint hogy hosszú időre lehessen tervezni vele. Utóbbi azért hangsúlyos, mert így egyrészt egy újabb országban – netán egy másik földészen – könnyebb lesz bankot választani, másrészt, ha valami oknál fogva bankot kell váltani (megszűnik, a másik jobb feltételeket biztosít, a partnerek vagy a partnerek bankjai más bankot preferálnak), sokkal egyszerűbb a cég-bank kapcsolatot migrálni.
Sok szempontot soroltunk föl, de ezek teljesíthetők is egyszerre, ha a cég a SWIFT kommunikációs módot választja. Szerződést köt a S.W.I.F.T. (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) szolgáltatóval a SCORE (Standardised Corporate Environment) használatra vonatkozóan. Az ügyfél kap egy egyedi SWIFT BEI (Business Entity Identifier) azonosítót, ami gyakorlatilag ugyanolyan, mint egy bank BIC (Bank/Business Identifier Code) kódja. Rendelkezésre bocsátanak egy olyan – esetleg virtuális - IT rendszert (SWIFT terminal), amelynek segítségével a céges ügyfél SWIFT FIN üzeneteket írhat, fogadhat, illetve a SWIFT FileAct szolgáltatása segítségével utalásokat kötegelve, batch módon küldhet a partner banknak. Ugyanezen a csatornán keresztül kaphatja meg a bankjaitól a kivonatokat. A cég természetesen nem használhatja az összes SWIFT üzenettípust, de nincs is rá szüksége, hiszen ő egy ügyfél, és nem pénzügyi szolgáltató. De amit használ, az a világ összes bankjában ugyanabban a formában, ugyanazt jelenti.
Nagy utat jártunk be a képzeletbeli cégünk fejlődését követve, de ne gondoljuk, hogy ez szükségszerűen hosszú ideig tart. A környezetünkben is jó néhány olyan társaság van, amelyik néhány év alatt jutott el a garázscég mérettől a több országban jelenlévő cégcsoportig, és amelyeknek sok-sok országban vannak ügyfelei, megrendelői és beszállítói. Ha a pénzmozgásuk összetettsége indokolja, akkor e cégek számára is kiváló választás a közvetlen SWIFT kapcsolat.
Monori Antal, banki IT szakértő
Geobys Contact Oktatásügyi és Informatikai Rendszerház Kft. - a skillPOOL tagja
